如何做好干部人事档案管理

浅谈如何做好干部人事档案管理

　　干部人事档案是组织人事部门按照党的干部人事政策，在录用、培训、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确地选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。干部人事档案材料的内容包括履历材料，自传类材料和鉴定、考核材料，报告个人有关事项的材料,考察材料，学历、学位、学习成绩、培训和专业技术情况的材料，政审材料，加入党团的材料，奖励(包括科技和业务奖励)材料，处分材料，工资、任免、录用、聘用、转业、出国、离(退)休及各种代表登记表、审批表等材料，其他可供组织参考有保存价值的材料。干部人事档案是考察和了解干部的重要依据，干部档案是维护干部合法权益的可靠凭证，干部档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用，干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料，干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。因此，在新时期如何进一步提高干部人事档案管理水平，使档案管理工作更好地为干部人事工作和服务，已成为一个不容忽视、不可回避的问题。本文谨就档案管理工作中存在的问题、对策及思考方面谈谈浅薄的观点和看法。

一、当前清镇市干部人事档案管理的基本情况

　　至目前，清镇市人力资源和社会保障局负责管理全市副科级以下(除教育系统、卫生系统)机关事业单位在编在职和退休干部人事档案及党群系统、六类机关工勤人员档案6267册，其中行政、参公人员档案996册，事业干部档案1958册，工勤人员档案511册，退休档案2641册，辞职辞退档案48册，开除档案55册，死亡档案58册。清镇市委组织部负责全市副科级及以上干部和党群系统、六类机关干部人事档案及副县级以上干部人事档案副本管理。清镇市教育局负责全市副科级以下教育系统干部人事档案及工勤人员档案管理。清镇市卫生和食品药品监督管理局负责全市副科级以下卫生系统干部人事档案及工勤人员档案管理。

二、干部人事档案工作存在的问题

　　近年来，虽然组织和人事部门对档案管理工作认识不断进一步加深，干部人事档案管理工作有了明显的提高，但是与现代人事档案管理的基本要求相比，还存在不小的差距，在实践当中也存在不少的问题，主要表现在以下几个方面：

　　(一)认识还不够到位，重视程度比较低。长期以来，相当一部分领导对干部人事档案管理工作的认识都存在着一些误区。一则抱着无关紧要的思想，认为现在使用人才重在现实表现，个人档案没有多大作用;二则抱着无需亲为的思想，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不需要领导亲自抓;再则，虽然口头上讲人事档案工作的重要性，但在实际工作中并不够重视，认为干部人事档案管理没有火烧眉毛的事，只要“守好摊”，人事档案不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。部分干部职工也对档案工作不够重视，认为此项工作只是人事档案管理部门的事情，不积极配合做好个人信息更新、归档材料及时上报等工作。一些单位虽然按照档案管理的基本要求，建立了档案室，但是并没有按照规定配备专门的档案管理人员，多数档案管理人员是办公室人员兼任。这些非专业档案管理人员，不仅缺乏专业的档案管理知识和能力，更难以保证人事档案管理工作的连续性和稳定性，难以实现档案管理工作的专业化、规范化管理，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。

　　(二)管理不够完善，遗留问题比较多。一是学历材料和专业技术材料不完备。随着社会的全面进步和发展，各级各部门对学历、专业技术要求越来越高，很多干部通过各种方式(如函授、进修班、自考等)取得了相关学历学位或专业技术职称，但没有及时将材料送交人事档案管理部门存档，直接导致人事档案中的学历、专业技术职称材料不齐备，甚至造成部分材料遗失无法补办现象。二是入党材料不完备。不少干部曾在多个单位工作，但入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案。此外也存在发展的新党员入党材料不齐备就直接存档的现象。三是任免考察材料、工资表不完备。有部分干部的任免考察材料因为没有及时归档，造成现在无法查找;由于政策或其他原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。

　　(三)立卷不够规范，案卷质量不够高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄两历一身份”(“三龄”即出生时间、参加工作时间、入党时间;“二历”：学历和工作经历;“一身份”即干部或工人)记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大部分是16开纸，如将A4纸剪裁为16开大小，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来麻烦。三是材料归类口径变化多端，存在归档类别不规范、不准确。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料未收集归档。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足现行社会发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

　　(四)技术手段滞后，运行效率比较低。在整理档案过程中，大多数单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，都是靠手工操作，费时、费力，效率低，与新形势下整个社会的发展进步、现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、干部人事档案工作的对策及思考

　　(一)强化管档意识，提高地位作用。要进一步强化管档意识，提高对干部人事档案工作地位和作用的认识，坚决避免出现“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象，还需要定期了解工作情况，积极研究并解决发现的问题，加强监督、检查与指导。同时，加强人事档案工作队伍建设，提高管理人员素质及业务技能。每位干部职工也要积极配合，及时将个人最新相关材料上报人事档案管理部门归档

　　(二)把好两个关口，保证档案质量。首先要从材料来源入手把好“入口关”。在接收干部人事档案时，要严格审核，该由原单位负责的材料要求原单位负责收集，尽量减少、避免历史遗留问题的影响。在审核和鉴别归档材料时，要达到“完整、真实、精练、实用”的要求，避免形成新的遗留问题。其次要从日常工作入手把好“更新关”，着重掌握“四个规律”。一是时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料，如重要节日里表彰先进、年度考核形成的考核材料表格、工资情况变动等，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。二是变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职称评聘表、任免审批表等。三是信息规律。如通过党代会、人代会召开，领导班子换届等活动可收集相应的人事档案材料。四是普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及时了解有关政策，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率

　　(三) 加强制度建设，规范管理程序。建立健全一套完整科学的干部人事档案工作规章制度，使工作有序、有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用，真正为领导全面掌握干部队伍的整体状况、选准用好干部提供可靠的资料，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。要顺应时代的发展，增加资金投入，充实干部档案整理队伍，严格执行现代化治理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

　　(四)注重管理创新，提高利用效率。一是技术创新。加快档案工作信息化建设步伐，建立干部人事档案数据库系统，使干部档案信息化，并在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。二是内容创新。在收集干部基本情况的基础上，建立干部业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案;建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料;建立干部认可档案，本着领导干部群众认可、技术人员学术认可、经营人才市场认可的原则，分别建立领导干部考核考察档案、技术人员学术和推广成果档案、经营人员业绩档案。三是服务创新。在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务，在干部的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退(离)和处理历史遗留问题时，尽最大努力用足用好档案资料，努力为干部工作提供优质服务，提高干部档案的利用开发使用效率。