怎样利用会议与员工沟通

会议是组织生活的一项重要活动。作为一种企业管理沟通方式，会议非常重要。它为领导者提供了传播愿景、制定战略计划，以及制定威胁和机会应对计划的机制。会议还有助于集思广益，并提高员工的参与度。

在组织内部，会议对员工社会化、员工关系建设，以及文化的形成起到了巨大作用。会议除了能探讨亟待解决的议题之外，还可加强正式或非正式的报告结构，提供有关组织价值、权力传递等的线索。就成本而言，没有免费的会议。将一位CEO和几位副总裁聚到一起几个小时，可能会耗资数万美元。然而，与那些有价值、富有成效的会议相比，有太多的会议是在浪费时间。

人们实际花在会议上的时间有多少?员工有没有被过多的会议折腾得焦头烂额?在员工眼中，他们花在会议上的时间到底有多浪费?企业怎样才能更好地利用会议时间?

一、要花多少时间

据招聘网调研团队保守估计，普通员工每周花在例行会议上的时间大约是6小时，管理人员花的时间比普通员工多。据估计，高级经理每周参加会议的时间大约是23小时。一般来讲，大型组织的员工参加的会议比小型组织的多。很少有迹象表明，会议的数量在趋向稳定，或者有所减少。有研究显示，从20世纪60年代到80年代，普通经理参加的会议的数量翻了一番。一项针对1，900名企业领导者的调查表明，72%的人认为花在会议上的时间比过去5年增加了;49%的人预计将来花在会议上的时间会增加。会议的数量不是在减，而是在加。

在很大程度上，会议时间的增加是由于现在组织本身的变化造成的。如今的组织变得比以往任何时候都更为扁平，层级当然也更少了。他们的团队采用自我管理，企业倾向于向下面的员工充分授权，追求改进。基于员工拥有组织所需的重要信息和其他资源的假设，即通过员工之间的互动可以激发重要思想和创新理念，会议通常被当作一种沟通媒介。

有多不堪负荷， 可能有人会认为，花太多的时间参加会议，会影响员工的士气。然而，研究人员发现，人们参加会议的情况(参加会议的数量和时间)与工作满意度之间没有直接关系。另外，他们发现，参加会议的需要与工作满意度之间的关系取决于个人的“上进心”。有实现工作目标强烈愿望的人，随着所参加会议数量的增加，工作满意度会降低;目标感不强的人，实际上渴望参加更多的会议。

就质量而言，被认为效率低下的会议，对员工在工作日结束时的感觉及其总体工作满意度有很大的负面影响。有三项不同的研究表明，对工作满意度影响最大的因素，是人们对所参加会议效果的感觉。如果会议的时间延长，负面感觉会加剧。如果一个员工参加的是一个乱糟糟的会议，他会感到压抑，会对工作产生不满，会更想离开。

二、真那么糟糕吗

当我们告诉一名普通的企业员工或领导者，我们正在做会议研究时，许多人都有一种所谓的“会议地狱”的感叹。我们收集到的一些数据与我们碰到的上述情况是一致的，即超过半数的被调查人员表示，他们会公开抱怨会议。然而，“会议抱怨一族”中的多数人都承认，事实上会议并没有像他们说的那么糟糕。

当从会议效果的角度去了解会议的总体情况，绝大多数人的回答都是正面的—大约17%的人认为很好和非常好，42%的人认为好，25%的人认为不好也不坏，只有15%的人认为不好或很糟糕。当被问及最近一次会议的效果时，做正面回答的就更多了—36%的人认为很好和非常好，33%的人认为好，16%的人认为不好也不坏，16%的人认为不好或很糟糕。对最近一次会议做出正面评价的员工中，超过半数的人认为，他们从会议中看到了改进的机会。