.案卷一般仅供在文控中心阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
.借阅期限不得超过一星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。
.借阅文件资料者应爱护资料,确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽娶拆散或损毁;注意安全保密,严禁擅自翻英抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
.外单位借阅文件资料,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
.公司内文件资料利用的方式有:)提供文件资料原件;)提供文件资料复印件;)提供文献索引资料。
.出文部门负责人要求或同意时,文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务,主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
四章文件资料的鉴定和销毁
.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时,由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》(附件)交部门主管人员、系统管理部经理审核,经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁;一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。
.销毁时,必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁,并在销毁清单上签字。,
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