公司规范化办公程序的若干管理规定(六)

（四） 利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。

（五） 统计：详见附件《档案的统计制度》。

（六） 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

（七） 销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

二、印信管理程序：
、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。

、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

、印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。

、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。

、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。

、介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。

、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。

、各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。

、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。

、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。

、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

三、公函邮寄程序：
、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。

、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。

、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。

四、办公设备及用品使用程序：
范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。，