进出口贸易作业标准化手册范例(二)

()客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。?

()接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表..)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，一联依顺序归入电话记录档，二联按客户别归入客户档。?

.报价：?

()业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品item，呈经理核可后，打报价单(附表..)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。?

()报价单一式两联，一联寄客户，二联存客户档。?

.订单确认：?

()业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表..)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打sales confirmation(s/c)(附表..)，s/c一式五联，一、二、三联寄客户，四联存业务科待办卷，五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。?

.开立境内订单：?

() 业务科依据s/c及成交卡开立境内订货单(附表..)。?

() 订货单一式四联，一联交售方存查，二联存业务科待办卷，三联交专专业

人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。?

()业务科依据s/c及订货单填写产品表。?

.生产督促及催开l/c：?

()业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。?

()业务科依每笔s/c所订l/c开立日期，催开l/c。?

()收到客户开来之l/c，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的s/c内容不符，应即要求客户修改l/c，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。?

.出货：?

()出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。?

()装船预计表一式三联，一联交报关行签shipping order(s/o)，二联业务科存查，三联交专业人员据以验货。?

()装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。?

.押汇(出货通知)：?

()结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与l/c条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(cbc)六联交会计，影本存待办卷。?

()每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(shipping advice letter)，一式三联，一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc六联，装船预计表二联)存入出货文件档，三联(副本)存入客户档。?

()业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。?

.?付款：?

()每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表三联，核对无误后送会计。?

()会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖"付讫"戳记。