2019年公司行政后勤管理制度(三)

公司行政后勤管理制度
（二）图书登记内容应包括购买日期、书名、编号、价格、保管部门、保管人等六项。
三 条：图书的借阅
（一）借阅图书者必须向图书管理员办理借阅手续后才能借书。
（二）借书者须妥善保管图书，如有污损或丢失，按原价赔偿。
七章电子邮件管理
一 条：公司职员应按要求使用电子邮件，以求高效、规范地传递信息。
二 条：邮件发送者应填写主题，主题应简明扼要。
三 条：篇幅少于一百字的文件，建议直接作为电子邮件正文输入。
四 条：所有职员每天应最少安排三次时间（上午上班后、下午上班后、下午下班前）查看邮件，以便及时阅读和处理公司的信息。
五 条：下列文件必须以有纸方式存档：
（一）与金融机构往来的凭证、帐单等；
（二）建筑图、装修图及其它图案设计稿等；
（三）财务管理、审计工作需要的原始单据、凭证；
（四）公司已签订的各种合同、协议等；
（五）公司已对外发出的各类函件；
（六）各部门认为有必要保存原件的其他文件。
六条：邮箱设置及保密
（一）职员离职，总经理办公室应及时取消其个人邮箱。
（二）职员应保护好个人邮箱密码，并定期修改密码，如果发现密码泄露，应及时作出更改。
（三）未经总经理授权，任何人不得查看他人邮箱的内容。
七条：邮件报批跟进
（一）为避免报批邮件流程进展缓慢，一报批人应逐级跟进。
（二）为提高信息扁平化程度，鼓励报批同时抄送二环节审批人。
（三）群发邮件提倡发送部门、工作小组。
八章 办公管理
一 条：职员上班时间应佩带好工作牌。
二 条：办公时间内应保持饱满的精神状态，微笑面对同事及任何来访者，使用敬语，维护良好的公司形象。
三 条：保持办公台面整洁，办公文具、纸张等用品应摆放整齐。工作位隔板上不得张贴，离开办公位应及时将座椅归位。
四 条：电话铃响三声之内接电话，先说“您好”，再报出所在部门名称及接听电话人姓名。接听电话应简单明了，尽量小声，以免影响其他同事办公。
五 条：如部门同事不在办公位，应及时接听其电话，待同事返回时告之。
六 条：接待来访、业务洽谈应在指定区域或会议室，避免影响他人办公。来宾一般不得进入办公区，如确因工作需要，应由相关部门人员带入。
七 条：办公时间应坚守工作岗位，暂时离开时应知会同事或上级领导。
八 条：办公区域内不准大声喧哗、聊天，禁止吸烟、就餐、吃零食。
九 条：上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的网站、书籍。
十 条：职员下班离开公司前应关闭电脑主机和显示屏电源。
十一 条：总经理办公室将每月定期进行全面检查与不定期的抽查，任何形式的批评都将会影响到部门负责人和其本人的绩效考核成绩。
九章 会议管理
一 条：各部门召开会议如需使用会议室或洽谈室，会议组织者须提前向前台预约。如需提供会务设备和服务，应提前半天知会前台，以便做好准备。
二 条：会议组织者应在会议前准备好会议相关资料。在使用会议室时应小心使用设备，离开会议室时，应知会相关人员关闭设备、电源、门等。
三 条：公司级、跨部门会议通知一律由前台下发，并按《广州公司会议通知》格式填写。前台在会前确认与会人员是否“接受”会议通知，并根据接受情况编制《会议签到表》，会议组织者根据签到情况进行会议考勤管理。，