办公室文件管理制度(二)

办公室文件管理制度
　　.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
九条 发文的范围：
　　.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
　　.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：
()公布单位规章制度；
()转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
()公布单位体制机构变动或干部任免事项；
()公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
()发布有关奖惩决定和通报；
()其他有关重大事项；
　　.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：
()对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
()同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

十条　发文程序规定：
　　.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；
　　.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
　　.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
　　.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
　　.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
　　.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
　　.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
　　.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
　　.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；
　　.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；
　　.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
　　.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。，