企业文书管理规则(十)

企业文书管理规则
(三) 业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。
(四)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。

五十条 保管部门

(一)外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。
(二)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。
(三)总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。
(四)各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。

五十一条 外来机密文件处理

(一)外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以"收(发)文登记单"一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人。

(二)若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。
(三)主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以"文件传递记录卡"注明时间、用途由经办人签章后，"文件传递记录卡"由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于"文件传递记录卡"填注收回时间，由经办人签认后随"收(发)文登记单"五联与密件一并归档。
(四)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。

五十二条 自创之专业性机密文件处理

(一)隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。
(二)前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的"工作计划表"写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。

五十三条 经办方式

(一)经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。
(二)经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。
(三)经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为的。
(四)经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。

五十四条 归档

(一)外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同"收(发)文登记单"四、五联及"文件传递记录卡"送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入"机密文件保管备查簿"，四联送回主办人存查，五联连同文件归档。
(二)内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入"机密文件送件单"，随文件送交保管人员编定档号并签收后，"机密文件送件单"退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入"机密文件保管备查簿"。，