企业文书管理规则(十一)

五十五条 档案整理

(一)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更"机密文件增列表"呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具"机密文件销毁表"呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。
(二)保管人员应于每月底查对"机密文件增列表"及"出国计划书"或"工作计划表"，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。
(三)机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。

五十六条 调卷

(一)各部门需调阅机密文件时，除依四十八条规定方式办理外，经办人填具"调卷单"注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。
(二)保管人员接到经核准之"调卷单"，应即开立"文件传递记录卡"一份，连同密件交予调卷人签收后，"文件传递记录卡"由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于"文件传递记录卡"并经调卷人签认后一并存档。

五十七条 副本

机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于"机密文件保管备查簿"；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。

五十八条 文件管理

经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则十四条或三十六条的规定议处：
(一)拆散原案显有弊端者。
(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
(三)擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。
(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
(五)擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。
(六)文件分办传递时，未以"文件传递记录卡"记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。

□ 附则

五十九条 文件处理日数的统计

(一)各收发人员根据"收(发)文登记单"一联，业务接洽便函一联(发文)及四联(收文)分别造具"文件处理统计表"一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的"文件处理统计表"应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。
(二)处理日数计算标准
.收文案件：自总收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除例假日后为实际处理日数。
.发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除例假日后，为实际处理日数。
六十条 文书用纸?
(一)对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对客户或厂商行文得以印有公司名衔的书函。
(二)关系企业内部各部门间的行文以"业务接洽便函"为之，但公司间的行文亦得以公文用纸。
(三)电报以电报专用纸。
(四)签呈以签呈专用纸。

六十一条 文件处理之稽查

各公司总经理室应不定期派员稽查各部门之文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理之。

六十二条 实施与修改

本办法经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。

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