企业文书管理规则(三)

十一条 收(发)文字号的制定管理

(一)对外行文的字号
.公司：x?x?(x?)总字○○○○号。x?x?为公司简称；x?为地区别，不需分地区者省略；○○○○为公司收(发)文流水号。
.事业部(含直属部门)：x?x?(x?)x?字○○○○号(x?为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。
.营业部门：由各公司总经理室制定。
(二)对关系企业行文的字号
.由各公司总经理室统一制定管理。
.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
(三)收发文编号
.由文书管理部门按份依流水号码一文一号编列。"业务接洽便函"另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。

ⅱ.与外界来往文件

十二条 收文

(一)登记、分文
来文由收发人员拆封后，于"收(发)文登记单"登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
(二)文件的分送
收发人员分发文件，应留存"收(发)文登记单"一联，依收文编号之流水号码装订之。其余二、三、四、五联连同来文以"分文专用卷宗"送交经办部门主管核定"要""否"答复及处理期限，记入"收(发)文登记单"二、三、四、五联，二联于当天签收后，夹放于"分文专用卷宗"退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
(三)文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入"收(发)文登记单"三、四、五联，留存三联按处理日期之先后整理稽催督导，四、五联连同文件交经办人办理。?
(四)文件处理
.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于"收(发)文登记单"四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以"文书签办单"补充，签办单随同"收(发)文登记单"五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将"收(发)文登记单"三联抽出销案。
.收发人员收到办妥的来文及"收(发)文登记单"四、五联时：
①如无需复文者，依其类别编定档号填记于四、五联将档号及销案日期转记一联，抽出原留存的二联销案，并将五联同文件归档，将四联退还经办人。
②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于四、五联后，五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的二联销案(如需待复者，则将二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。
.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。

十三条 主动发文

(一)拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附"收(发)文登记单"一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。，