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企业文书管理规则(三)

更新:2023-09-14 11:57:14 高考升学网
企业文书管理规则

十一条 收(发)文字号的制定管理

(一)对外行文的字号
.公司:x?x?(x?)总字○○○○号。x?x?为公司简称;x?为地区别,不需分地区者省略;○○○○为公司收(发)文流水号。
.事业部(含直属部门):x?x?(x?)x?字○○○○号(x?为事业部或直属部门代字,由各公司总经理室制定管理)。
.营业部门:由各公司总经理室制定。
(二)对关系企业行文的字号
.由各公司总经理室统一制定管理。
.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
(三)收发文编号
.由文书管理部门按份依流水号码一文一号编列。"业务接洽便函"另行编定,亦采流水号码一文一号编列。
.复文以收文号码为发文号码,如有二号以上来文并案处理,以最后的收文号码为发文号码。
.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。

ⅱ.与外界来往文件

十二条 收文

(一)登记、分文
来文由收发人员拆封后,于"收(发)文登记单"登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后,送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门,再由收发人员分发。
(二)文件的分送
收发人员分发文件,应留存"收(发)文登记单"一联,依收文编号之流水号码装订之。其余二、三、四、五联连同来文以"分文专用卷宗"送交经办部门主管核定"要""否"答复及处理期限,记入"收(发)文登记单"二、三、四、五联,二联于当天签收后,夹放于"分文专用卷宗"退还收发人员,由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
(三)文件交办
经办部门主管将文件批交办理时,应将经办人姓名记入"收(发)文登记单"三、四、五联,留存三联按处理日期之先后整理稽催督导,四、五联连同文件交经办人办理。?
(四)文件处理
.经办人办理文件时,应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于"收(发)文登记单"四、五联记要联记要栏(如不敷使用时,得以"文书签办单"补充,签办单随同"收(发)文登记单"五联流程处理),并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后,将"收(发)文登记单"三联抽出销案。
.收发人员收到办妥的来文及"收(发)文登记单"四、五联时:
①如无需复文者,依其类别编定档号填记于四、五联将档号及销案日期转记一联,抽出原留存的二联销案,并将五联同文件归档,将四联退还经办人。
②如需复文者,将复文及复文搞送请监印人员用印后,复文封发投邮;来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于四、五联后,五联连同来文、复文稿、复文底本归档,并抽出原留存的二联销案(如需待复者,则将二联依待复日期的先后整理以备稽催),再将四联退还经办人。经办部门如业务需要,可以复文底本留存。
.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等,经办部门经办人于接到来文时,应即缴交出纳部门签收不应随文传递。

十三条 主动发文

(一)拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿,检附"收(发)文登记单"一式五联,填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存限及销案或待复期限等栏,呈部门主管会核稿人员经判行,送收发人员编号,转打字、校对后,送交文书管理部门收发人员。,

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