企业文书管理规则(四)

企业文书管理规则
(二)发文处理
收发人员收到发文文件、原稿"收(发)文登记单"(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，二、三联即予销案，如须待复者，二联由收发人员暂存，三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于一联后，四联交还经办人存查，五联连同发文原稿、底本归档。

十四条 外界复文的处理

收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的二联销案，将销案日期转记原发文的一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的三联销案，经办人应于原发文的四联填记收文日期及字号。

ⅲ.关系企业来往文件

十五条 行文方式

(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、
公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：
.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。
.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。
.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
(二)以"业务接洽便函"行文者，依十六条规定办理。
(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。

十六条 业务接洽便函之处理

(一)发文
经办人发文时，应将接洽内容列记于"业务接洽便函"一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于"收(发)文编号登记表"再送监印人员用印后，由收发人员将"业务接洽便函"二、三、四联送交受文部门，一联则依待复日期之先后整理以备稽催。
(二)收文
受文部门的收发人员收到"业务接洽便函"二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载"收(发)文编号登记表"将便函二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。
(三)复文
经办人收到来文应于三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以"文书签办单"办理，签办单连同"业务接洽便函"三联处理)，经主管判行后，依式填写于二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之四联转记销案或待复日期，将二联送交受文部门(原发文部门)，三、四联编定档号填记于档号栏后；三联依其类别归档；四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则四联按待复日期先后整理以备稽催。
(四)回文处理
发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函二联时，于原暂存的一联注记复文的收文时间；二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，一联依发文流水编号的顺序装订存查，二联依其类别存档，如未结案，一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。，