企业文书管理规则(八)

企业文书管理规则
(二)印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立"印信登记表"拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。
(三)印信不固定换发限，印信管理人员每至少应稽查一次。
(四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。

□ 档案管理

ⅰ.管理部门

三十八条 管理部门

(一)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应～书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
(二)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

ⅱ.整理与分类

三十九条 文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收：
(一)检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
(二)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
(三)文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
(四)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
(五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

四十条 文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：
(一)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
(二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
(三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

四十一条 档案分类

(一) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
(二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于三级之后另增四级"细类"。如案件不多，亦可仅使用"部门"及"大类"或"小类"二级。?
(三)同一"小类"(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设"卷次"编号，以便查考。
(四)每一档夹封面内应设"目次表"，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个"目次"编号为原则。
(五)档号之表示方式如下
a?a?--b?b?c?c?d?--e?e?
?a?a?为经办部门代号，b?b?为大类号，c?c?为小类号。d?为档卷卷次，e?e?为档案目次。

四十二条 档案名称及编号

(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
(三)档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。，