企业文书管理规则(九)

四十三条 档号编定

(一)案件如系新案，应就"档案分类编号表"，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首的左上角；左方装订者则填写于右上角。

ⅲ.归档与档案清理

四十四条 保存期限

(一)归档文件，应依目次号顺序以活方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用"见出纸"注明目次号码，以便翻阅。
(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

四十五条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
(一)永久保存：.公司章程；.股东名簿；.组织规程及办事细则；.董事会及股东会纪录；.财务报表；.政府机关核准文件；.不动产所有权状及其他债权凭证；.工程设计图；.其他经核定须永久保存的文书。
(二)XX保存：.预算、决算书类；.会计凭证；.事业计划资料；.其他经核定须保存XX的文书。
(三)保存：.期满或解除之合约；.其他经核定保存的文书。
(四)保存：结案后无长期保存必要者。
(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

四十六条 档卷清理

(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每度更换时，依四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。
(二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将"收(发)文登记单"五联附注在其保留文件上，并在五联上注明部分销毁之日期。
ⅳ.调卷

四十七条 调卷程序

(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具"调卷单"经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。
(二)管档人员接到"调卷单"经核查后，取出该项档案，并于"调卷单"上填注借出日期，将档案交与调卷人员。"调卷单"则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
(三)于档案室当场借阅者，得免填"调卷单"。
(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于"调卷单"填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。"调卷单"由管档人员留存备查。

四十八条 调卷管理

(一)"调卷单"以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。
(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应～书管理部门主管同意。

□ 机密文件

四十九条 范围

(一)生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。
(二) 技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。，