校团委办公室管理制度(二)

二项 办公设备每月清点一次，并填写《校团委办公设备清点登记表》。如有丢失，追究相关责任人并作相应惩罚；

三项 库房物资每月清点并整理一次，详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况，详细填写《校团委库房物资清点登记表》。汇集所有损坏由办公室相应负责人统一处理已损坏物资。

四章 档案管理

十一条 文档管理

一项 不得随意翻阅保密文件和老师专用文件；

二项 可以翻阅非机密文件，查阅后及时放回原位；

三项 办公室所有文件一律不得调出办公室，若需调出，必须经办公室主任同意；

四项 不得对外透漏未正式发文的文件内容；

五项 定期清理储物柜，及时归档文件。

五章 文件整理

十二条 整理信件

按照来信人的类别分为团省委信件、外校团委信件、其他信件三类，并将各类信件分别置于对应文件夹内。

十三条 整理文件

按照文件来源地的类别分为团省委发文、省直团工委发文、校团委发文、内部文件、其他文件等，将各类文件按分类放入各自对应的文件夹内。

十四条 整理部内文件部内关于大型活动的文件也要定期进行整理。

十五条 工作计划与工作总结

、上交时间为每月、号，上交纸质版至团委办公室，同时发送电子版至x @qq.com。信息内容整理为压缩包，注明日期和事件，邮件主题注明日期和事件，信息以word格式报送，一个word文件对应一篇信息，保存为doc格式，不接收docx格式的word文件。word文件名与标题一致。上报信息标题使用小二号黑体加粗，正文采用小四号宋体，首行缩进两个字符，.倍行距；

、每篇信息请写清楚标题，标题和正文要严格区分，没有标题的信息一律不予采用；

、报送信息时请写清楚事件发生的时间（如XX月日）；

、上报信息的内容要体现出各组织的工作内容，反映学院发展动态，可涉及团的职能部门、学生组织、学生社团、团总支、团支部等，能及时反映本学院学生工作的新思路、新举措、新活动；

、信息报送要做到及时准确，必须严把质量关。每条信息要主题明确、内容精炼、格式规范、重点突出、言之有物，尽量做到有情况、有分析，每篇稿子字数不少于字。

六章 值班管理

十六条 值班管理旨在加强各值班人员工作效率，规范其工作职责。

十七条 值班时间、地点与值班人员

值班时间：星期一到星期五　上午:—: 下午:—:

值班人员：办公室主任、副主任、办公室干事。

十八条 办公室值班主要工作

一项 协助老师完成所需工作；

二项 做好保密工作；

三项 及时跟进未完成工作；

四项 保持办公室干净整洁；

五项 完成文件签收、签发工作；

六项 整理未归档文件；

七项 每天发放、整理各类报纸、杂志；

八项 老师外出期间，做好接待工作。如接听电话、接待来访宾客等；

九项 工作汇报。及时将值班期间发生的重要事项向老师汇报；

十项 管理物资，包括接收各组织物资借用申请书、登记、领取、验收以及存放工作；

十一项 按时到办公室值班，不迟到，不早退；到后如实登记，他人不得代签 （有特殊情况不能按时值班者，须提前一天向办公室主任请假，以便做临时调整）；，